Användarvillkor

Brevvän är en matchnings- och samordningstjänst för brevväxling mellan svenska skolklasser. Tjänsten förmedlar kontakt mellan lärare och erbjuder samordningsverktyg: tidslinje, elevparning, lektionsmallar, brevmallar och packlistor. All kommunikation som initieras via tjänsten går mellan vuxna (lärare till lärare). Eleverna deltar enbart i det pedagogiska arbetet i klassrummet och i den brevväxling som skolan arrangerar.

• Tjänsten är personuppgiftsansvarig för behandlingen av lärarens kontouppgifter (namn, e-postadress, skola och ort).
• Skolans huvudman är personuppgiftsansvarig för elevernas personuppgifter, inklusive de uppgifter som förs in i breven och i klassrumsmaterialet.
• Tjänsten är personuppgiftsbiträde för behandlingen av elevernas uppgifter och behandlar sådana uppgifter endast på skolans dokumenterade instruktion. Ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) enligt artikel 28 i GDPR tecknas mellan skolans huvudman och tjänsten.

Behandlingen av elevernas uppgifter grundas på skolans rättsliga grund för skolarbetet – aldrig på samtycke från eleven eller vårdnadshavare. Kontrollera ordalydelsen mot gällande källa (GDPR och Skolverkets vägledning).

• Klassprofiler får endast innehålla gruppuppgifter: skola, kommun/ort, årskurs, antal elever, ämnen/språk och föredraget format. Inga elevnamn och inga privata kontaktuppgifter får läggas upp.
• Klassrumsmaterial (brevmallar, elevtexter) får endast innehålla elevens förnamn – aldrig efternamn, telefonnummer, hemadress eller andra privata uppgifter.
• Skolan rekommenderas att använda numrerade elever (Elev 1, Elev 2 …) i stället för namn. Kopplingen mellan nummer och elev förvaras endast lokalt hos läraren och registreras aldrig i tjänsten. Det ger maximal dataminimering.
• All post skickas mellan skolorna, aldrig hem till eleverna. Digitala brev publiceras av läraren.
• Tjänsten får endast användas till pedagogisk brevväxling. Reklam, politisk opinionsskapande och kommersiella utskick är förbjudet.

Vid misstanke om olämpligt innehåll eller otillbörligt beteende följer tjänsten den här rutinen:

1. Omedelbar spärrning. Den aktuella matchningen spärras direkt när misstanken inkommer, via rapporteringsknappen på profilen eller via e-post till tjänsten.
2. Manuell granskning inom 24 timmar. Tjänsten granskerar ärendet manuellt inom 24 timmar från att misstanken inkommit.
3. Anmälan till rektor och huvudman. Rektor respektive skolans huvudman för de berörda klasserna underrättas om ärendet.
4. Anmälan vid brottsmisstanke. Vid allvarlig brottsmisstanke anmäls ärendet till Polismyndigheten eller, där det är lämpligt, till socialtjänsten.

• Eleverna behåller upphovsrätten till sina egna brev och teckningar. Ditt brev och din teckning tillhör dig. Tjänsten hämtar inte in och återpublicerar inte elevarbeten utan skolans uppdrag.
• Tjänstens mallar, lektionsupplägg och verktyg är skyddade av upphovsrätt. Skolor får fritt använda och skriva ut materialet i undervisningen. Kommersiell vidare- försäljning av materialet är inte tillåten.
• Tjänstens namn och logotyp får inte användas i egen marknadsföring utan skriftligt tillstånd.

• Tjänsten ansvarar för teknisk drift, säkerhet, tillgänglighet, spärrning vid misstanke om olämpligt innehåll och att behandlingen av personuppgifter sker enligt gällande dataskyddsregler.
• Skolans huvudman ansvarar för det pedagogiska innehållet, kontroll av att elevuppgifterna är minimala och korrekta, att PUB-avtal tecknas samt för samtyckes- och informationsfrågor gentemot vårdnadshavare i den mån skolans rutiner kräver det.
• Tjänsten är inte part i den pedagogiska brevväxlingen och svarar inte för brevens innehåll eller posttjänsternas leveranstider.
• Tjänsten svarar inte för indirekta skador. Inget i villkoren begränsar ansvar där sådan begränsning är otillåten enligt lag. Kontrollera ordalydelsen mot gällande källa.

Villkoren för lagring och gallring framgår av integritetspolicyn. I korthet: brev raderas 12 månader efter läsårets slut, inaktiva konton raderas efter 24 månader och raderingsbegäranden hanteras skyndsamt.

• Tjänsten meddelar väsentliga ändringar av villkoren i god tid innan de träder i kraft. Fortsatt användning efter ikraftträdande godkänner de nya villkoren.
• Båda parter kan avsluta användningen när som helst. Vid uppsägning raderas kontouppgifter enligt gallringsreglerna, och elevarbeten återställs till skolan eller raderas på skolans instruktion.

Frågor om villkoren ställs till brevvan.skola@gmail.com eller via kontaktformuläret på kontaktsidan. Övriga kontaktuppgifter (ansvarig utgivare) läggs in innan tjänsten tas i drift.